Inledning

Skicka inte känslig information med okrypterad e-post! Det finns alltid en risk att andra kan få tag i information som skickas med e-post. E-postmeddelanden skickas i normalfallet okrypterade och kan avlyssnas. Det finns dessutom alltid en risk att du råkar skicka till en annan, eller fler, mottagare än du tänkt.

Det finns metoder för att skicka krypterad e-post. I Medarbetaringången kan du läsa om hur du krypterar e-post - Outlook 2021 och 365.

För den som inte behöver skicka känslig information ofta kan det vara enklare att skicka den känsliga informationen i en krypterad bilaga.

Har du stort behov av att skicka känslig information ofta, eller om det gäller stora datamängder, så finns det andra lösningar - kontakta itsupport@uu.se och fråga vilka alternativ som är bäst för just dig.

Alternativ till krypterad e-post

På de följande sidorna visas hur du i några steg krypterar en bilaga med programmet 7-Zip.

Efter kryptering kan du skicka bilagan med ett vanligt e-postmeddelande.

Instruktionen förutsätter att du har programmet 7-Zip* installerat på din dator och att du lagrat den känsliga informationen i ett format som kan hanteras av mottagaren, exempelvis ett Word-dokument.

Vi visar även hur du kan använda Word (Office 2016) för att kryptera bilagan.

Om du använder en dator med MacOS utgör programmet Keka** ett bra alternativ. Använder du Keka kan du hoppa över de två följande sidorna och istället se instruktioner på Kekas egen sida (text på engelska).

* 7-Zip är en fri programvara (s.k. open source) som kan laddas ner via universitetets Software Center. Software Center finns i Startmenyn. Använd sökfunktionen om den inte kommer upp.

** Keka är även det en fri programvara. Programmet kan laddas ner till din dator via Self Service alternativt via Kekas hemsida.

Så här krypterar du med 7-Zip

Öppna 7-Zip, och leta reda på det dokument du vill kryptera.
Markera dokumentet och klicka på Lägg till.
I det nya fönstret som visas:
- Ange och upprepa lösenord för kryptering. Tänk på att lösenord som används ska vara minst 15 tecken långt och att det i övrigt utgörs av en blandning av gemener, versaler, siffror och specialtecken
- Krypteringsalgoritmen AES-256 ska användas
- Vid klick på OK sparas en krypterad fil med suffix .7z i angivet arkiv.

Bild visar hur man krypterar med 7-zip

Skicka den krypterade bilagan

Nu har du en krypterad bilaga (med suffix .7z) i mappen,

Skicka ett e-postmeddelande och bifoga din krypterade bilaga.

Instruera mottagaren hur bilagan dekrypteras - se nästa sida.

Meddela det aktuella lösenordet till mottagaren via SMS alternativt på annat säkert sätt. Att meddela ett engångslösenord via SMS kan betraktas som säkert.

Använd ett unikt lösenord för varje bilaga!

Att dekryptera en 7-Zipkrypterad bilaga

Mottagaren sparar den erhållna bilagan i önskad mapp i sin dator och använder sedan 7-Zip för dekrypteringen.

Vid högerklick på den aktuella filen erbjuds möjligheten att öppna filen.

Ange det aktuella lösenordet så öppnas filen i dekrypterad form.

Kryptering med Word / Office 2016

Det går också bra att använda den inbyggda krypteringsmöjligheten i Office 2016. Det är lätt att hitta Microsofts egen handledning på nätet.

Fortfarande gäller naturligtvis att

Lösenordet kommuniceras på ett säkert sätt med mottagaren
Det ska vara ett unikt lösenord för varje bilaga

Gå tillbaka till
avsnittet om e-post

Gå till startsidan