Vad gäller när någon begär ut allmänna handlingar?

En begäran om utlämnande av allmän handling kan göras skriftligt eller muntligt och kan inkomma till vilken anställd eller funktion som helst på Uppsala universitet. Om du tar emot begäran ska du se till att den omhändertas, antingen genom att hantera den själv eller skicka vidare till ansvarig handläggare.

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga, men det finns möjlighet att inskränka detta med hänsyn till vissa intressen. Sådana inskränkningar finns i offentlighets- och sekretesslagen. Det kan också finnas sekretessbestämmelser i EU-rättsakter.

Allmänna handlingar kan alltså antingen vara offentliga eller omfattas av sekretess. Om den allmänna handlingen är offentlig (och inte omfattas av sekretess) ska du lämna ut den om någon begär det. Utlämnandet ska ske genast (normalt inom samma dag) och därmed ska det prioriteras framför dina vanliga arbetsuppgifter.

Vid en begäran om utlämnande av allmän handling ska du alltid göra en sekretessprövning.

Om en handling inte bedöms vara allmän, så finns det inga krav på att Uppsala universitet ska lämna ut handlingen, eftersom offentlighetsprincipen endast gäller för allmänna handlingar.

Frågeförbud

Den som begär ut en allmän handling som är offentlig har rätt att få vara anonym och behöver heller inte uppge syftet med sin begäran. Du får inte efterforska vem personen är eller vad handlingen ska användas till.

Om uppgifterna omfattas av sekretess får du däremot be om information om vem som begär ut uppgifterna och i vilket syfte de ska användas, om det behövs när du ska göra sekretessprövningen.

Utlämnande av allmän handling

Du ska diarieföra begäran om utlämnande av allmän handling om den är omfattande eller inte kan lämnas ut omedelbart.

Utlämnandet kan antingen ske genom att den som vill ha ut handlingen läser den i våra lokaler eller att vi skickar en kopia av handlingen.

Utlämnande i våra lokaler

Den som vill ta del av en allmän handling har rätt att läsa den på Uppsala universitet. Om vissa uppgifter omfattas av sekretess ska du lämna ut de delar som är offentliga i form av en maskerad kopia, där de sekretessbelagda uppgifterna görs oläsliga.

En handling som innehåller offentliga uppgifter får också skrivas av, fotograferas eller spelas in.

Inga avgifter får tas ut.

Utlämnande i form av kopia

Att ge ut en kopia av en handling är den vanligaste formen av utlämnande.

Offentlighetsprincipen innebär endast en rätt att få en kopia i pappersform, inte elektroniskt.

Du får skicka handlingen elektroniskt, med följande undantag:

Sekretessreglerade uppgifter får inte lämnas ut elektroniskt
Känsliga personuppgifter får inte lämnas ut elektroniskt
Stora mängder personuppgifter ska inte lämnas ut elektroniskt (även om uppgifterna i sig inte är känsliga).

Avgifter för kopior

Universitetet kan ta betalt för en kopia av en allmän handling. De första 9 sidorna är gratis. 10 sidor kostar 50 kr och därutöver 2 kr per sida. När avgift tas ut ska även portokostnaden debiteras. Upplys alltid om kostnaden innan handlingen skickas ut. Regelverket för avgifter hittar du i avgiftsförordningen (1992:191)Links to an external site..

På Uppsala universitet tar vi inte ut någon avgift för att skicka handlingar i ett elektroniskt format eller för vår arbetstid.

Vem prövar en begäran om utlämnande?

Om du har vården om en handling, det vill säga är handläggare för ett ärende eller ansvarar för handlingen i något annat IT-system än diariet, ska du i första hand själv pröva en begäran som kommer in. Du ska också lämna ut handlingen om den är allmän och offentlig. Registrator och jurister vid Juridiska avdelningen kan dock alltid ge dig råd och stöd när det gäller vad som ska lämnas ut och vad som omfattas av sekretess.

Begäran om anställdas e-post undantas dock i dagsläget från denna ordning. Denna typ av begäran hanteras av registrator vid Juridiska avdelningen.

Om det finns handlingar eller delar av handlingar som omfattas av sekretess, och således inte kan lämnas ut, har den som har begärt ut handlingarna rätt till ett avslagsbeslut, eftersom beslutet behövs för att kunna överklaga till kammarrätten. Detta gäller också om du bedömt att en handling inte är allmän och den som begär ut den ifrågasätter detta. Kom ihåg att informera personen som begärt handlingen om att den har rätt till ett skriftligt överklagbart beslut.

Om ett skriftligt beslut om avslag begärs, kontakta registrator@uu.se som tar över handläggningen av ärendet. Chefen för Juridiska avdelningen har delegation att besluta om sådana avslag.

Mer information om detta kan du läsa på Medarbetaringången under Allmän handlingLinks to an external site.