Arkivering av Studentportalen

Bakgrund

Studentportalen VT07-VT21

Studentportalen var ett system som användes i undervisningen vid Uppsala universitet från och med VT07 till och med VT21 (funktionen för kursvärderingar fanns VT10-VT21). Studentportalen stängdes ned 2023-06-30. Data från Studentportalen har under VT23 förts över till Uppsala universitets e-arkiv Länkar till en extern sida. , som är ett system för digitalt bevarande och hållbar hantering av digitala handlingar.  För att kunna söka data i e-arkivet , t.ex. leta efter en students framsteg eller inlämningsuppgifter i en kurs, så måste du först söka behörighet, som godkänns av din prefekt/avdelningschef.

Hur får jag behörighet till e-arkivet?

Behörighet till e-arkivet söker du via Appacc Länkar till en extern sida. (fr.o.m 10 maj 2023) Klicka på Ansök om behörigheter i vänstra menyn.

1. Välj system: E-arkivet
2. Välj institution/organisationsenhet som du tillhör. Här ser du vem som kommer att godkänna din ansökan (prefekt, avdelningschef t.ex.).
3. Välj behörigheter: Klicka i rutan vid Studentportalen
4. Skicka in ansökan:
   • Läs först villkoren (viktigt!) och klicka i rutan vid Jag godkänner villkoren.
   • Klicka på Skicka in ansökan
5. Du kommer då till en bekräftelsesida, som anger att nästa steg är att ansökan skickas vidare till prefekt eller motsvarande. I vänstermenyn kan du även se din ansökan, under Mina ansökningar.

När ansökan har godkänts och du har lagts in som behörig till systemet så får du ett bekräftelsemejl.

 

Hur loggar jag in i systemet?

Du når e-arkivet för Studentportalen genom att logga in på https://arkiv.uu.se Länkar till en extern sida. och sedan välja Studentportalen.

 

Hur och vad kan jag söka i e-arkivet?

Du kan söka på följande:

• Kurs/program:
  • SP-id: det unika ID-nummer som kurstillfället, samläsningen etc. hade i Studentportalen.
  • Namn: namn på kurstillfället, samläsning etc. Det räcker att ange några ord eller bokstäver.
  • Typ: Här kan man filtrera sökningen genom att i en meny välja på: Kurs, Kurstillfälle, Samläsningstillfälle, Kurstillfällesdel, Program, Programinriktning.
  • Kurskod: Ange hela eller delar av kurskoden (samma som Kurskod i Ladok).
  • Anmälningskod: Ange hela eller delar av anmälningskoden (samma som Tillfälleskod i Ladok).
  • Termin: Filtrera sökningen på termin eller välj Alla.
  • Programkod: Ange hela eller delar av programkoden (samma som Utbildningskod i Ladok).
  • Programinriktning: Ange hela eller delar av programinriktningskoden (samma som Utbildningskod i Ladok).
    
    
• Kurs/program via student: Ange studentens personnummer och få upp länkar till studentens kurser, där man kan söka vidare t.ex. i framsteg.
  
  
• Kursvärderingar_VT10-VT21: En zip-fil per institution, sorterat efter vetenskapsområden.
  OBS! Denna export är främst ämnad för kvalitetsarbete vid institutionen. Lägg inte ut exporterade filer direkt till studenterna! Bland dessa filer finns även sådana som innehåller ogranskad data, d.v.s. studenters originaltexter. Under arbetet med arkiveringen såg vi att många institutioner har valt att lägga kursrapporter och sammanställningar (resultat) i Utkast och Bearbetning pågår, även om de innehöll mycket data. Vi valde ändå att ta med dessa vid exporterna till e-arkivet och vi anger status i själva filnamnet för motsvarande pdf, så att det blir tydligt.

 

Vad av Studentportalens data är arkiverad? Vilka funktioner?

Enligt dokumenthanteringsplanen vid UU Länkar till en extern sida. skall dokument, examinationsfrågor mm bevaras för evigt. Studenters resultat/framsteg, inlämningar mm skall arkiveras i två år och kan sedan gallras. Vi har valt att inte gallra alls, utan arkiverar framsteg, inlämningsuppgift m.fl. funktioner för hela den tid som Studentportalen existerade (VT07-VT21), som en service till användarna.

Följande i Studentportalen finns även i arkivet

• Kurstillfälle, Kurstillfällesdel, Samläsningstillfälle: Deltagarlista, Dokumentsamling, Framsteg, Gruppindelning, Inlämning (inkl. självvärdering i portfölj), Innehållssida, Kursinformation, Kursvärdering (frågorna och kursrapporten), Lärarlista, Ping Pong-länk.
• Kurs: Dokumentsamling, Innehållssida.
• Program, Programinriktning: Dokumentsamling, Innehållssida, Programansvariglista, Programinformation.
• Institutionsnivå: Zip-fil med sammanställningar av kursvärderingsresultat (samma som "Resultat" i Studentportalen) som pdf:er för alla kurstillfällen, samläsningar mm VT10-VT21.
• Internutbildningstillfällen: samma som Kurstillfälle. OBS! Är nåbar enbart för supportpersonal för system inom lärande och utbildning.

Följande i Studentportalen finns inte i arkivet?

• Översikter och funktioner på institutionsnivå: d.v.s. inga översikter (kursöversikt, kursvärderingsöversikt, portföljöversikt), inte anslagstavla, dokumentsamling, innehållssida,  länkar, schema.
• Undervisningfunktioner i kurstillfällen, samläsningstillfällen m.fl. är inte arkiverade: Anslagstavla, Chatt, Diskussionsforum, Flexibel meny, Länk, Praktiktillfälle, Schemalänk, Testsamling, Wiki, Ämnesval.
• Administrativa funktioner för studenter är inte arkiverade:  Registrering och Tentaanmälan.
  
  

 

Exempel

I nedanstående exempel har man sökt på delar av kurstillfällets namn samt filtrerat på termin. Nedan listas olika kurstillfällen. För att se mer information måste man klicka på länken/ID-numret till vänster om namnet. Du kan sortera på kolumnerna genom att klicka på kolumnens namn.

Då öppnas ett popup-fönster som innehåller data för det aktuella kurstillfället. Här finns flera olika flikar, som motsvarar de olika funktionerna i Studentportalen som har arkiverats. Oavsett hur det såg ut i Studentportalens meny (om den hade s.k. klassisk meny eller flexibel meny), så samlas alla förekomster av en och samma funktion under samma flik i arkivet. Det betyder t.ex. att alla förekomster av inlämningsfunktionen hamnar under fliken "Inlämningsuppgifter". Varje sida i e-arkivet har en "Skriv ut"-knapp.

 

En annan variant på sökning är att söka alla kurser för en viss student. Man anger studentens personnummer och får då en lista av kurstillfällen, samläsningar mm. För att se mer information om kurstillfäller, så måste man klicka på länken/ID-numret till vänster om namnet.

 

Hur får jag hjälp om något går fel?

• Problem när du besöker behörighet (systemet Appacc):  kontakta itsupport@uu.se
• Tekniska problem med arkiv-servern (t.ex. servern är nere): kontakta itsupport@uu.se
• Problem med själva innehållet i arkivet (t.ex. du ser inte det du söker): kontakta registrator@uu.se