För att kunna hantera studenter på ett aktivitetstillfälle måste tillfället först vara skapat. Se gärna guiden Skapa och ändra aktivitetstillfällen för mer information om hur du skapar och ändrar aktivitetstillfällen.

Hur studenter hanteras på aktivitetstillfället beror på om tillfället är skapat med eller utan anmälan. För aktivitetstillfällen

med anmälan kan studenter själva anmäla sig. Du som administratör behöver alltså i normalfallet inte hantera studenterna alls. Detta är det vanligaste alternativet och ska alltid väljas vid tentor i Inspera eller i universitetsgemensam tentasal.
utan anmälan måste en administratör lägga till studenterna manuellt på aktivitetstillfället

För att kunna rapportera resultat på ett aktivitetstillfälle behöver studenten vara tillagd på aktivitetstillfället men den måste inte vara anmäld.

Alla studenter som är registrerade på kurstillfällen kopplade till aktivitetstillfället kommer i studentgränssnittet att se informationen om aktivitetstillfället oavsett om de är tillagda som deltagare eller inte.

Avstängda studenter kan inte anmälas till aktivitetstillfällen som går under den tid avstängningen gäller.

Från och med 1 september 2023 överförs aktivitetstillfällen till Inspera per automatik när de publiceras när något av de två digitala aktivitetstillfällestyperna väljs. Observera att alla frågor som gäller Inspera hanteras av IT-support (itsupport@uu.se), inte av Ladoks support.

Hantera deltagare genom anmälan

Studenter kan anmäla sig själva till aktivitetstillfällen med anmälan. Det gör studenten i Ladoks studentgränssnitt. Genom att anmäla sig lägger de till sig själva som deltagare på aktivitetstillfället och anmäler sig i ett och samma steg. Då studenterna anmäler sig själva behövs alltså ingen handpåläggning av administratör. Detsamma gäller om en student önskar avanmäla sig som också kan ske helt utan handpåläggning inom anmälningsperioden.

Obs! Om aktivitetstillfället gäller en salstentamen bokad genom Tentamenssamordningen på Byggnadsavdelningen behöver du kontrollera så att antalet anmälda inte blir fler än de bokade skrivplatserna.

Under anmälningsperioden får studenten en tydlig notis om det överst på startsidan i studentgränssnittet. Utanför anmälningsperiod kan studenten läsa information om aktivitetstillfället, men inte anmäla sig.

(Bilderna nedan kommer från en testmiljö och har inte samma färger som i den skarpa versionen!)

När studenten klickat på länken kan studenten anmäla sig till aktivitetstillfället. Notera att i studentgränssnittet kallas aktivitetstillfällen för Examinationstillfällen.

När studenten klickat på knappen Anmäl följt av knappen Bekräfta visas aktivitetstillfället bl a överst på studentens startsida. Där ser studenten också, efter att ha klickat Visa mer, sin anonymiseringskod (27) och kan avanmäla sig (28). Om studenten ångrar sig kan den åter anmäla sig om anmälningsperioden fortfarande är öppen.

Lägga till och anmäla studenter manuellt

Vid manuell hantering av studenter på aktivitetstillfällen behöver man först lägga till studenten på aktivitetstillfället och därefter anmäla studenten. Det går dock att lägga till och anmäla i samma steg genom att klicka i "Anmäl på en gång" (se nedan). En administratör kan lägga till och anmäla studenten både före och efter anmälningsperioden. Observera att studenter som anmäls senare än fyra dagar före aktivitetstillfället inte kommer med på listorna till Tentamenssamordningen.

Lägga till deltagare manuellt (utan anmälan)

Du behöver först söka fram det aktivitetstillfälle du vill arbeta med. Det finns två sätt att söka fram aktivitetstillfällen; genom att gå till Studiedokumentation -> Aktivitetstillfällen (1), söka fram tillfället (2) och klicka på aktivitetstillfällets benämning (3) eller att söka fram kurstillfället (4) och på det klicka antingen på aktivitetstillfället på Rapportera-fliken (5) eller på fliken för Aktivitetstillfällen (6) och klicka på aktivitetstillfällets benämning (7). Du kan välja vilken information du vill se för varje aktivitetstillfälle genom knappen Anpassa kolumner (A).

När du kommer in på aktivitetstillfället har du, beroende på din behörighet, upp till tre flikar; Rapportera, Attestera och Deltagande. Då resultathanteringen beskrivs i guiden Rapportera resultat gäller resten av denna guide endast fliken Deltagande (8).

För att lägga till deltagare på aktivitetstillfället klickar du på knappen Lägg till deltagare från (9). Du får då tre alternativ:

Lägga till från kurstillfälle
Lägga till från grupper i program
Lägga till från grupper i kurs

- Lägga till från kurstillfälle

Genom att lägga till studenter från kurstillfället kan du lägga till de studenter som är registrerade på kurstillfällen kopplade till aktivitetstillfället. Endast kurstillfällen kopplade till aktivitetstillfället visas. Du kan vid behov lägga till fler kurstillfällen genom att ändra aktivitetstillfället, se guiden Skapa och ändra aktivitetstillfällen för mer information.

För att lägga till alla studenter på ett kurstillfälle klickar du på kurstillfällets rad (10) eller i kryssrutan i början av raden. Alla studenter på kurstillfället läggs då till.

Genom att klicka på pilen (11) i början av kurstillfällets rad visas alla studenter på tillfället och du kan då välja eller välja bort enstaka studenter på kurstillfället genom att klicka i eller ur kryssrutan vid den specifika studenten.

Om du bara vill lägga till enstaka studenter kan det ibland vara snabbare att filtrera fram studenten istället för att använda listorna för varje kopplat kurstillfälle. För att göra det söker du fram studenten i textfältet Sök valbar student eller kurstillfälle (12). Medan du skriver i sökfältet filtreras studenter och kurstillfällen fram. Observera att studenten måste finnas på något av de kopplade kurstillfällena för att ge sökträff.

För att inte behöva anmäla studenterna manuellt som et extra steg kan du för aktivitetstillfällen med anmälan kryssa i Anmäl på en gång (13). Alla tillagda studenter blir då även automatiskt anmälda.

Klicka Lägg till när du är klar.

- Lägga till från grupp i program

Läs gärna guiden om Grupphantering om du vill veta mer om grupper i Ladok.

Välj först det kurstillfälle inom aktivitetstillfället du vill se studenter för (15). Sök sedan fram programmet som grupperna finns inom (16) och välj program (17) och grupp inom programmet (18). Observera att funktionen visar alla studenter på det valda kurstillfället innan man valt att filtrera dem efter program och grupp! I fältet Välj (19) ser du de studenter som ingår i de val du gjort. Markera de studenter du vill lägga till och klicka sedan på pilen åt höger för att flytta över dem till fältet Valda (20). På motsvarande sätt kan du flytta tillbaka studenter från Valda till Välj. I de flesta webbläsare kan du markera hela listan genom att klicka Ctrl + A för att slippa markera en student åt gången.

Klicka Lägg till (21) när du är klar.

- Lägga till från grupp i kurs

Läs gärna guiden om Grupphantering om du vill veta mer om grupper i Ladok.

Välj först det kurstillfälle inom aktivitetstillfället du vill se studenter för (22). De grupper som finns på kurstillfället visas. När du valt en grupp (23) inom kursen kan du i fältet Välj (24) se de studenter som ingår i den grupp du valt. Markera de studenter i fältet Välj som du vill lägga till och klicka sedan på pilen åt höger för att flytta över dem till fältet Valda (25). På motsvarande sätt kan du flytta tillbaka studenter från Valda till Välj. I de flesta webbläsare kan du markera hela listan genom att klicka Ctrl + A för att slippa markera en student åt gången.

Klicka Lägg till (26) när du är klar.

Anmäla studenter manuellt

Vid manuell hantering av studenter på aktivitetstillfälle är det enklast att anmäla studenterna samtidigt som man lägger till dem (se ovan!). Det går dock att lägga till studenter först och därefter anmäla dem.

Om det är många studenter som ska anmälas manuellt är det lättast att i kryssrutan före personnumret markera de studenter som ska anmälas. Du kan markera alla studenter på en gång genom att kryssa i rutan på den grå rubrikraden. Klicka sedan på knappen Anmäl (29). Det går också att anmäla per student genom att klicka på Välj -> Anmäl (31) på studentraden.

De studenter som av någon anledning inte kan anmälas till aktivitetstillfället, oftast p g a att studenten begärt avbrott på kursen eller redan hunnit få godkänt resultat, markeras med en röd cirkel med ett i i (30). Genom att klicka på symbolen visas en förklaring till varför anmälan inte kan ske.

Avanmäla studenter manuellt

Det går att avanmäla studenter antingen genom att markera dem med kryssrutan (använd kryssrutan på grå rubrikraden för att markera alla!) och klicka på knapparna (33) eller genom att klicka på Välj längst till höger på varje studentrad och välja mellan alternativen i menyn som då visas (32).

Det finns två alternativ för att avanmäla en student:

Avanmäl används om studenten inte ska vara anmäld till aktivitetstillfället men ändå ska komma med på listor när resultat rapporteras på aktivitetstillfället.
Ta bort används om studenten inte längre ska vara anmäld till aktivitetstillfället och det inte heller ska gå att rapportera resultat på studenten genom aktivitetstillfället (det går fortfarande att rapportera direkt på modulen)

Aviseringar per e-post

Avisering med påminnelse om att studenten kan anmäla sig till ett tentamenstillfälle kommer att skickas tre dagar innan sista anmälningsdatum till studentens studentepostadress för de studenter som inte redan är anmälda och som inte har fått godkänt resultat på modul eller kurs.
Avisering med information om tentamenstillfället kommer att skickas till studentens studentepostadress tre dagar före aktivitetstillfällets datum. Eftersom studenter själva anmäler sig genom Ladoks studentgränssnitt och där, när som helst, kan se sina anmälningar skickas ingen bekräftelse på anmälan vid anmälningstillfället.
Avisering skickas vid inställd tentamen.
Avisering till administratör om fler studenter anmäler sig än det finns platser i salen, anges vid skapandet av aktivitetstillfället.