Antagning till och registrering på kurser

«Till meny

Senast uppdaterad: 2020-05-13 (Hänvisning till guider under Kurser och kurstillfällen inom forskarutbildningen)

För att det ska gå att lägga in resultat för en doktorand/licentiand i Ladok måste hon/han först antas till och registreras på en kurs. I Ladok görs det genom att ett förväntat deltagande läggs till på ett kurstillfälle och att det därefter görs en registrering.

Det finns två olika typer av kurstillfällen som en doktorand/licentiand kan få ett förväntat deltagande på:

1. Den första typen är ett kurstillfälle som har flera deltagare, ett gemensamt kurstillfälle. Ett sådant tillfälle kan skapas för en kurs med kurskod (en gemensam kurs). Följ stegen under I. Lägg till förväntat deltagande på ett gemensamt kurstillfälle.
2. Den andra typen är ett kurstillfälle som endast har en deltagare, ett individuellt kurstillfälle. Ett sådant tillfälle kan skapas för en kurs med kurskod (gemensam kurs) eller för ett individuellt åtagande (individuell kurs). Följ stegen under II. Lägg till förväntat deltagande på ett individuellt tillfälle.

Använd aldrig knapparna under rubriken Fristående kurs på fliken Studiedeltagande:

I. Lägg till förväntat deltagande på ett gemensamt kurstillfälle

För att lägga till ett förväntat deltagande på ett gemensamt kurstillfälle måste du alltid utgå från en kurs med kurskod.

Förklaring: En kurs med kurskod medför att t.ex. benämning (svensk och engelsk), omfattningen i hp m.m. inte behöver skrivas in varje gång kursen ges. En kurs med kurskod skapas i Ladok under delen Utbildningsinformation, se guiden "Skapa kurser och kurstillfällen inom forskarutbildningen  -> Kurs med kurskod". Ett gemensamt kurstillfälle medför att du kan lägga till förväntat deltagande för flera doktorander/licentiander på samma tillfälle, de deltar i kursen under samma tidsperiod. Fördelen är att du endast behöver ange studieperiod m.m. en gång när kursen ges istället för att ange det individuellt för var och en av deltagarna. Ett gemensamt kurstillfälle skapas även det under delen Utbildningsinformation, se guiden "Kurser och kurstillfällen inom forskarutbildningen -> Skapa gemensamt kurstillfälle" . Behörighet i Ladok: För att du ska kunna lägga till ett förväntat deltagande för en doktorand på ett gemensamt kurstillfälle behöver du antingen: Vara anställd vid institutionen där ämnet är placerat. eller Ha behörighet att anta till kurs inom ämnet, behörigheten ska sökas vid institutionen där ämnet är placerat.

 

• Sök fram doktoranden/licentianden och välj fliken Studiedeltagande (1)
• Byt till visning av kalenderhalvår (2)
• Klicka på Välj (3) längst till höger på den blå bården för ämnestillfället
• Klicka på Lägg kurs (4)

• Sök kurs (5) genom att ange benämning eller kurskod, eller genom en kombination av fälten.
• Välj kurs (6) i träfflistan
• Välj tillfälle (7) i träfflistan

I nästa steg kontrollerar du att allt är korrekt och bekräftar så att tillfället sparas och dyker upp i kurslistan över doktorandens/licentiandens studiedeltagande. Om du ska göra registreringen fortsätter du med stegen under registrering på tillfället.

II. Lägg till förväntat deltagande på ett individuellt tillfälle

När du ska skapa ett individuellt kurstillfälle kan du utgå från antingen en kurs med kurskod eller ett individuellt åtagande.

Du börjar med att göra följande:

• Sök fram doktoranden/licentianden och välj fliken Studiedeltagande (1)
• Byt till visning av kalenderhalvår (2)
• Klicka på Välj (3) längst till höger på den blå bården för ämnestillfället
• Klicka på Lägg till individuellt tillfälle (4)

Nu fortsätter du genom att antingen utgå från en kurs med kurskod (A) eller genom att skapa ett individuellt åtagande (B).

A. Kurs med kurskod

Förklaring: En kurs med kurskod medför att t.ex. benämning (svensk och engelsk), omfattningen i hp m.m. inte behöver skrivas in varje gång kursen ges. En kurs med kurskod skapas i Ladok under delen Utbildningsinformation, se guiden "Skapa kurser och kurstillfällen inom forskarutbildningen  -> Kurs med kurskod". Ett individuellt kurstillfälle används för kurser som endast kommer att ha en (samtidig) deltagare eller för kurser som ges en gång med ett fåtal deltagare (t.ex. 2-3 st.). Doktorsavhandling/licentiatuppsats läggs alltid in som ett individuellt tillfälle. Kurskoderna för dessa finns i guiden Antagning till utbildning på forskarnivå inkl. doktorsavhandling/licentiatuppsats Behörighet i Ladok: För att du ska kunna lägga till ett förväntat deltagande för en doktorand på ett individuellt kurstillfälle behöver du: Ha behörighet att anta till kurs inom ämnet, behörigheten ska sökas vid institutionen där ämnet är placerat.

 

• Använd det förvalda alternativet Välj befintlig utbildning och skapa ett individuellt tillfälle (1)
• Sök kurs (2) genom att ange benämning, kurskod eller kurstyp, eller genom en kombination av fälten.
• Välj kurs (3) i träfflistan

Vid inläggning av förväntat deltagandet av doktorsavhandling/licentiatuppsats för nyantagna doktorander/licentiander så behöver man även ange Typ av tillfälle. Det som ska väljas är Tillfälle för forskningsarbete.

 

I nästa steg kan du kontrollera kursen (utbildningen) eller direkt fortsätta till nästa steg för att skapa tillfället.

• Välj kalenderhalvår när tillfället planeras att starta (4). OBS att kalenderhalvår inleds med årtalet följt av V/H för första resp andra kalenderhalvåret.
• Kontrollera att det blev rätt halvår i startperiod (5)
• Ange studieperioden (6); det är mellan vilka datum som kursen ges eller när doktoranden läser/läste kursen. Saknas startdatum kan du använda kalenderhalvårets startdatum (1 januari resp. 1 juli).
• Ska doktoranden/licentianden kunna registrera sig i studentgränssnittet anger du en registreringsperiod (7). Har studieperioden redan passerat eller om du registrerar (se nedan) ska du lämna tomt.
• Ange periodens högskolepoäng (8), oftast är det samma som antal hp för kursen. Kursen för doktorsavhandling/licentiatuppsats ska ha omfattningen 0 hp.
• Vid behov kan du lägga till studieperiod (9) och fördela kursens hp över studieperioderna, oftast räcker det med att det finns en studieperiod.

I nästa steg anger du beslutsfattaren, kanske är det oftast huvudhandledaren som ska anges samt ett lämpligt beslutsdatum. I sista steget kontrollerar du att allt är korrekt och bekräftar så att tillfället sparas och dyker upp i kurslistan över doktorandens/licentiandens studiedeltagande. Om du ska göra registreringen fortsätter du med stegen under registrering på tillfället.

B. Individuellt åtagande

Förklaring: Ett individuellt åtagande kan användas för kurser som endast ges en gång eller är sällan återkommande, t.ex. konferensdeltagande, läskurser osv. Ett individuellt åtagande kan skapas i samband med resultatrapporteringen. Ett individuellt kurstillfälle används för kurser som endast kommer att ha en (samtidig) deltagare eller för kurser som ges en gång med ett fåtal deltagare (t.ex. 2-3 st.). Behörighet i Ladok: För att du ska kunna lägga till ett förväntat deltagande för en doktorand på ett individuellt kurstillfälle behöver du: Ha behörighet att anta till kurs inom ämnet, behörigheten ska sökas vid institutionen där ämnet är placerat.

• Använd det andra alternativet Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle (1)

• Typ av kurs och typ av tillfälle (2) är förvalda och behöver inte ändras
• Ange kalenderhalvår som kursen är giltilg fr.o.m (3)

• Ange svensk (4) och engelsk benämning (5)
• Ange omfattning (hp) (6) för det individuella åtagandet
• Kontrollera att organisation (7) som föreslås är kursansvarig institution. OBS att du behöver ändra institution om doktoranden läser ett ämne som är placerat på annan institution än den du är anställd vid.
• Välj betygsskala (8), använd alltid engradig skala (FOG).

• Ange när tillfället planeras att starta (9), vilket ska vara samma som du angav som giltig fr.o.m. ovan.
• Kontrollera att det blev rätt halvår i startperiod (10), ska vara samma som ovan.
• Ange studieperioden (11), det är mellan vilka datum som kursen ges eller när doktoranden läser/läste kursen. Saknas startdatum kan du använda kalenderhalvårets startdatum (1 januari resp. 1 juli).
• Ska doktoranden/licentianden kunna registrera sig i studentgränssnittet anger du en registreringsperiod (12). Har studieperioden redan passerat eller om du registrerar (se nedan) ska du lämna tomt.
• Ange periodens högskolepoäng (13), oftast är det samma som antal hp för kursen.
• Vid behov kan du lägga till studieperiod (14) och fördela kursens hp över studieperioderna, oftast räcker det med att det finns en studieperiod.

I nästa steg anger du beslutsfattaren, kanske är det oftast huvudhandledaren som ska anges samt ett lämpligt beslutsdatum. I sista steget kontrollerar du att allt är korrekt och bekräftar så att tillfället sparas och dyker upp i kurslistan över doktorandens/licentiandens studiedeltagande. Om du ska göra registreringen fortsätter du med stegen under registrering på tillfället.

Registrering på tillfället

Registrering av doktoranden/licentianden på kursen  görs via studentgränssnittet av doktoranden/licentianden själv, alternativt av administratör på kursansvarig institution.

• Sök fram doktoranden/licentianden och välj fliken Studiedeltagande (1)
• Byt till visning av kalenderhalvår (2)
• Klicka på Välj (3) längst till höger på raden för kursen. (Exemplet i bilden visar en kurs med kurskod.)
• Klicka på Registrera (4)
• I fönstret som öppnas bekräftar du registreringen, bortse från ev. varning om att det är utanför registreringsperioden.

«Till meny