Inresande utbytesstudenter
Denna guide uppdaterades 2019-09-20.
All etablering och antagning av samtliga inresande utbytesstudenter till Uppsala universitet görs av Avdelningen för internationalisering. All registrering, avbrott och återbud görs av kursansvarig institution. Observera att du gör detta under fliken Studiedeltagande på aktuell student!
Det smidigaste sättet att hantera inresande utbytesstudenter är via MoveON - ett system specifikt för att hantera internationella relationer. Ansökningsprocessen, kursval, etablering och antagning på kurs sköts direkt via MoveON utan att behöva använda särskilda blanketter. För att komma igång med MoveON, kontakta moveon@uadm.uu.se.
För de institutioner som ännu inte använder MoveON finns det två särskilda blanketter för etablering av inresande utbytesstudenter, och antagning på kurs. Du hittar dem på https://mp.uu.se/c/perm/link?p=880943 Links to an external site.
Registrering av inresande utbytesstudenter sker vid respektive institution. Om du som arbetar vid en institution har frågor om vilka registreringar som ska göras för inresande utbytesstudenter går det bra att kontakta mobility@uu.se. Om studenterna ska antas med villkor till kurser behöver administratör på institutionen ansöka om utökad behörighet att ta bort behörighetsvillkor via Digital behörighetshantering Links to an external site.
Hur registrering går till i Ladok, se guiden Registrering här i Studium.
Såhär hittar du dina utbytesstudenter i Ladok
Hantering av en student som ändrar sig angående utbytesstudierna
Såhär hittar du dina utbytesstudenter i Ladok
Studiedokumentation -> Utdata har en flik för utbytesstudier men denna fungerar än så länge inte på ett tillfredsställande sätt. Tills vidare kan du istället göra följande:
1. Välj fliken Uppföljning och tryck på knappen Ny rapport.
2. Välj Studiedeltagande -> Registrering.
3. Välj perioden utsökningen ska gälla. Gäller det en enskild termin ska du använda rullistan. Om utsökningen gäller mer än en termin måste datumen matas in manuellt.
4. Begränsa på organisationsenhet. Det är lättast att klicka på förstoringsglaset för att välja din institution. Det ska gå att välja på institutionsnivå genom att klicka på pilen bredvid fakulteten. Ibland är institutionerna gråa (och därmed inte valbara). Klicka runt lite på andra fakulteter och sedan på din egen igen, så borde det lösa sig. Tryck på Begränsningar för att se vilka institutioner du har valt att söka ut.
5. Välj 2007 års studieordning i Utbytesalternativ.
6. Gruppera på Organisationsenhet eller Utbytesavtal.
7. Tryck på Hämta.
8. Resultaten visas under.
9. Spara utsökningsparametrar om utsökningen är rätt.
10. För att få mer detaljerad information, tryck på Exportera underlag.
Hantering av en inresande utbytesstudent
Informationen under denna rubrik riktar sig till Avdelningen för internationalisering
För att kunna anta en eller flera inresande utbytesstudenter till ett utbytesavtal behöver du först etablera dem i Ladok; se guiden Etablering av student i Ladok som finns här i Studium. Det behöver även finnas ett "inresande-tillfälle" för utbytesavtalet; se guiden Hantering av utbytesavtal här i Studium.
Anta studenten till utbytesavtalet med tillhörande utbytesavtalstillfälle. Det går att anta en eller flera studenter till ett avtal med tillhörande tillfälle. Om du antar en student gör du det via Studiedokumentation -> Student -> Studiedeltagande. Du lägger in antagningen via knappen Ny studieplan.
Du behöver nu söka fram avtalet och välja tillfället som ska gälla för studenten. Var uppmärksam på datumintervallet för tillfället, och var noga med att välja det tillfälle som börjar med "I" i tillfälleskoden, om det gäller en inresande utbytesstudent. Du ska tillgängliggöra tillfället senast från det datum som studenten ska registreras inom utbytet. "Senare del" gäller inte utbytesstudier - välj "Nej".
Förhandsgranska och bekräfta. Därefter ligger antagningen för det inresande utbytestillfället ligger i Ladok för studenten. Du behöver nu anta studenten till en kurs innan institutionen kan registrera hen. Klicka på Välj -> Lägg till kurs längst ut till höger vid utbytesavtalstillfället.
Sök på kursens benämning eller kurskod (utb.kod) och lägg till kursen för studenten. Både utbytestillfället och kursen ligger som Ej påbörjad fram tills det att institutionen registrerar studenten på kursen.
Hantering av flera inresande utbytesstudenter
Informationen nedan riktar sig till Avdelningen för internationalisering
För att kunna anta en eller flera inresande utbytesstudenter till ett utbytesavtal behöver du först etablera dem i Ladok; se guiden Etablering av student i Ladok som finns här i Studium. Det behöver även finnas ett "inresande-tillfälle" för utbytesavtalet; se guiden Hantering av utbytesavtal här i Studium.
Du behöver ha studenternas T-nummer för att kunna anta dem till utbytesstudier. Efter att du etablerat studenterna kan du hitta dem via Studiedokumentation -> Avancerat -> Nyetablerade studenter. Det är möjligt att exportera till CSV för att hålla reda på vilka T-nummer du ska anta.
För att anta flera studenter till ett avtal med tillhörande tillfälle, gå till fliken Studiedokumentation -> Avancerat -> Antagning, flera studenter. Välj Ny studieplan.
Steg 2 är inte aktuellt för inresande utbytesstudenter. Du klickar vidare till steg 3. Utbildningstillfälle och söker fram avtalet samt tillfälle för avtalet. Var uppmärksam på datumintervallet för tillfället, och var noga med att välja det tillfälle som börjar med "I" i tillfälleskoden, när det gäller inresande utbytesstudenter.
I steg 4. Studenter klistrar du in de personnummer antagningen gäller, och du kontrollerar dessa i steg 5. Kontrollera studenter. i det sista steget, 6. Anta, bekräftar du att dessa studenter ska antas till utbytestillfället:
Du behöver nu anta studenterna till en kurs innan institutionen kan registrera dem. Se instruktioner under Antagning och återbud - antingen Skapa förväntat deltagande på kurs för FLERA studenter, eller Importera antagningar, till vänster här i Studium.
Hantering av en student som ändrar sig angående utbytesstudierna
Studenten vill förlänga sitt utbyte: Avdelningen för internationalisering gör ett tillfällesbyte till det utbytesavtalstillfälle som finns för efterföljande termin (om det saknas ett, läggs ett sådant upp av Avdelningen för internationalisering). Du går in under fliken Studiedeltagande på aktuell student. På den blå bården under utbytet klicka på knappen Välj -> Fortsatta studier, förbered tillfällesbyte och välj det nya tillfället som studenten ska in på. Planerat startdatum är det datum som terminen börjar eller när det ska vara tillgängligt för studenten och vid Sätt spärr på tillfällesstrukturen så väljer du Nej.
Om man istället väljer Förbered tillfällesbyte på kurspakteringen så ska tillfället placeras som egen studieplan.
Lägg sedan in förväntat deltagande (Avdelningen för internationalisering) på de kurser som studenten ska läsa. Vänta med att registrera studenten på kurser inom det nya tillfället tills nästa termin börjar. Registrering görs på aktuell institution. När registrering är gjord blir det nya tillfället aktiverat, och det föregående får status Ej pågående men syns fortfarande i Ladok.
Studenten vill avbryta sina studier: Den som äger avtalet lägger avbrott på utbytesavtalstillfället (antingen första terminens eller andra terminens, beroende på vad som gäller) under Studiedokumentation -> Student -> Studiedeltagande -> Dokumentera -> Avbrott på kurspaketering.
När du lägger avbrott på utbytesavtalstillfället så läggs automatiskt avbrott eller återbud på ingående kurser enligt följande: Om det finns registreringar på kurser inom utbytesavtalstillfället som ej är avslutade läggs automatiskt avbrott respektive tidigt avbrott in (tidigt avbrott = tre veckor inom kursstartsdatum). Om det finns antagningar inlagda på kurser men utan registrering, så läggs automatiskt återbud på dessa när du lägger avbrott på utbytesavtalstillfället.
Studenten ångrar sig och kommer aldrig till UU: Det ej påbörjade utbytesavtalstillfället samt eventuellt förväntat deltagande på kurser ligger kvar som historik i studiedokumentationen för studenten. Återbud läggs in i Ladok, av den som äger avtalet, för utbytesavtalstillfället. Finns det förväntat deltagande på kurser så kommer automatiskt återbud att läggas in även på dessa.
Ändringar gällande kursval:
Om studenten ångrar sig innan registrering är gjord så läggs Återbud i Ladok av kursansvarig institution på aktuell student under fliken Studiedeltagande, knappen Välj längst till höger vid aktuell kurs. Antagning på annan kurs läggs in av Avdelningen för internationalisering.
Om avhoppet sker inom tre veckor från kursstart läggs ett Avbrott på kursen för studenten i Ladok, av kursansvarig institution, och blir automatiskt ett s.k. Tidigt avbrott. Detta görs på aktuell student under fliken Studiedeltagande, knappen Välj längst till höger vid aktuell kurs.
Notera att borttagning av registrering endast ska göras om den är felaktigt gjord (d.v.s. du har registrerat på en kurs som studenten aldrig avsett att läsa). Kontakta i sådana fall ladok@uadm.uu.se. Läs gärna mer om olika typer av avbrott i guiden Avbrott här i Studium.
Intyg
Utbytesstudenter som enligt kursplan har rätt till sexgradiga betyg enligt skalan A-F från höstterminen 2018 eller tidigare hanteras i Ladok enligt följande: På kurstillfället läggs en resultatnotering (resultatnoteringstyp fritext) in där sexgradiga betyg enligt skalan A-F dokumenteras. Dessa resultat visas inte automatiskt på studieintyg, men kan skrivas i fritextfältet på sådana. Rekommendation på formulering av sådan fritext i studieintyg kan du läsa nedan.
"The grades given according to the Swedish grading system translate to the following grading scale: A-F
A= Excellent, B= Very good, C= Good, D= Satisfactory, E= Sufficient, F= Fail
Course (kursens benämning)
Grade
Course (kursens benämning)
Grade"
(stoppa in fler kurser vid behov enligt samma format)