Skapa och ändra aktivitetstillfällen
Senast uppdaterad: 2024-06-18 (Ny funktionalitet aktivitetstillfällesalternativ)
I denna guide får du veta hur du kan skapa och ändra aktivitetstillfällen. Hur du kan anmäla/avanmäla studenter på aktivitetstillfällen beskrivs i denna guide och hur du rapporterar resultat beskrivs i denna guide. Vet du förresten varför det kallas aktivitetstillfällen istället för tentamenstillfällen? Tanken med funktionaliteten i Ladok är att funktionen ska kunna användas för alla typer av aktiviteter som studenter kan behöva anmäla sig till såsom deltagande i studiebesök, seminarier, exkursioner och laborationer, alltså inte bara för tentamina. Vid Uppsala universitet är aktivitetstillfällen däremot, till största del, synonyma med tentamenstillfällen och resten av denna guide utgår därför från att aktivitetstillfället används för en tentamen som studenterna behöver anmäla sig till.
Från och med 1 september 2023 går det att överföra publicerade aktivitetstillfällen från Ladok till Inspera.
Innehåll
1. Skapa ett aktivitetstillfälle
2. Skapa ett aktivitetstillfälle med alternativ
3. Ändra ett aktivitetstillfälle
Skapa ett aktivitetstillfälle
Om du ska använda universitetets gemensamma tentamenssalar eller Inspera för aktivitetstillfället måste du boka tentamenstillfälle genom Tentamenssamordningen på Byggnadsavdelningen innan du skapar aktivitetstillfället i Ladok. Läs gärna mer om den service som erbjuds, de tentamenssalar universitetet har samt aktuell tidsplan för bokning av salar på Medarbetaringångens sidor om tentamensbokning Links to an external site.. Bokningsformuläret för att boka tentamenssal hittar du här Links to an external site..
Om tentamen ska ges i egen sal med egna tentamensvakter eller som hemtenta som inte går genom Inspera behöver naturligtvis ingen bokning ske genom den universitetsgemensamma tentamenssamordningen. Innan du börjar skapa aktivitetstillfället behöver du dock veta var tentamen ska skrivas (Ort och lokal) och vilken dag och tid.
I Ladok hittar du alla aktivitetstillfällen genom att gå till Studiedokumentation -> Aktivitetstillfällen (1) i menyn. Det går också att skapa ett aktivitetstillfälle genom fliken Aktivitetstillfällen på ett kurstillfälle.
Överst på sidan kan du söka efter befintliga aktivitetstillfällen (2). Du kan själv välja vilka sökfält du vill använda genom att klicka på knappen Anpassa sökfält. Dina val sparas i webbläsaren så att du inte behöver välja varje gång. Vilken information som visas för aktivitetstillfällena i sökresultatet kan du själv bestämma genom knappen Anpassa kolumner (A).
För att skapa ett nytt aktivitetstillfälle klickar du på knappen Nytt aktivitetstillfälle (3) . Om du vill skapa ett nytt tillfälle baserat på ett befintligt kan du kopiera till nytt.
Se längre ner för mer information.
1. Ange detaljer
I första steget behöver du ange information om själva aktivitetstillfället.
(2) De typer av aktivitetstillfällen som kan väljas för ej digitala examinationer är Dugga, Hemtentamen, Omtentamen och Ordinarie tentamen. Från och med 1 september kan du välja någon av typerna Digital tentamen (LIS) eller Digital omtentamen (LIS) för digital examination, aktivitetstillfället förs då automatiskt över till Inspera. Du behöver även ange en svensk (2) och engelsk benämning för aktivitetstillfället. Ange en så tydlig benämning som möjligt så att det är lätt för alla att se vad aktivitetstillfället gäller. Denna benämning visas t ex när resultat rapporteras in samt för studenterna genom Studentgränssnittet.
Sen väljer du Kurs/modul (3) och markerar den modul tillfället gäller. (4) Behöver du lägga till fler kurser eller moduler väljer du Lägg till kurs/modul (6)
Du ska nu välja vilka kurstillfällen som ska kopplas till aktivitetstillfället. (5) Därefter kan du välja att lägga till fler kurser. Observera att modulernas omfattning och betygsskala måste vara samma för att det ska vara möjligt att ha samma aktivitetstillfälle. Överst finns sökfält (1) där du kan söka efter kurser. Precis som i alla andra sökfält i Ladok kan du i dessa fritextfält ange en asterisk (*) för att söka bredare. Se gärna guiderna under För alla för mer information om hur du enklast söker i Ladok.
Om du vill koppla aktivitetstillfället till kurstillfällen från flera olika kurser kan du nu upprepa ovanstående genom att söka fram en ny kurs och lägga till kurstillfällen från den kursen.
Nu är det dags att ange när och var aktivitetstillfället ska vara.
Det går att skapa aktivitetstillfällen utan datumangivelse, men det vanligaste är att aktivitetstillfället ges ett specifikt datum och tid (6). Det går också att skapa aktivitetstillfällen som går över flera dagar (en datumperiod), t ex studieresor eller hemtentamina.. Genom att klicka på pilen får du fram flera olika alternativ, beroende på vad ni behöver.
(7) är ort, tex Uppsala eller Visby (gäller framförallt om alternativ ska anges, se nästa kapitel). Om du bokat tentamen genom Tentamenssamordningen ska du till fältet för Lokal (8) kopiera och klistra in den lokal du fått dig tilldelad enligt bekräftelsemailet du fått från dem. Det är viktigt att du anger exakt samma benämning som i bekräftelsemailet. För tentamen vid Campus Gotland anges "Se ditt schema i TimeEdit". Om du däremot skapar en tentamen som ska ske internt på institutionen anger du här en text som tydligt visar studenten var tentamen ska skrivas. Lämpligt är att ange byggnad/adress och sal. Om tentamen ska skrivas i Inspera kan du i fältet Länk ange länken till Inspera (https://exam.uu.se/
Links to an external site.).(se längre ner)
Du ska nu ange hur många platser det finns (9) Om maxantal anges kan studenter se anmälan, men inte anmäla sig om maxantal är uppnått och sen kan du välja om du vill bli aviserad när ni uppnått en viss andel av dessa platser. (10) För att du ska få denna avisering behöver du lägga till den/de personer som ska bli aviserade. (11)
Anmälan
(12) Ska alltid vara ikryssad eftersom studenter annars inte förs över till kodlistan eller Inspera.
(13) Beräkna anmälningsperiod. Här lägger du in hur många dagar anmälan ska vara öppen, klicka på Beräkna anmälningsperiod så räknar Ladok ut vilka datum det blir. (14)
Eftersom Uppsala universitet inte tillåter plussning, d v s att studenter med godkänt resultat kan skriva en tentamen igen, ska kryssrutan Tillåt anmälan för studenter med godkänt resultat (15) inte kryssas i.
Det är nu dags att bestämma om studenterna ska skriva tentamen anonymt. Om de ska det, och det ska de för alla vanliga tentamenstillfällen, behöver du kryssa i Använd anonymiseringskod (16).
Om aktivitetstillfället däremot gäller en studieresa eller liknande aktivitet behöver det inte vara anonymt.
Du kan nu ange ett prefix (17) för anonymkoderna. Om aktivitetstillfället:
- ska skrivas genom Tentamanssamordningen, d v s i universitetsgemensam tentasal eller i Inspera, är det viktigt att du här anger exakt det prefix som du fått för den bokade tentamen. Detta visas vid ditt bokade tentamenstillfälle Links to an external site. direkt efter bokning samt i bekräftelsemailet som kommer när bokningen hanterats.
- ska skrivas i egen sal på institutionen anges lämpligen prefixet TES, men annat egenvalt prefix kan väljas vid behov
- ska skrivas vid Campus Gotland behövs inget prefix, men använd gärna prefix med både siffror och bokstäver
- inte stämmer in på något av ovanstående kan du utelämna prefix eller ange ett som du själv väljer.
Välj ett kodformat.(18) Vilket du väljer spelar inte så stor roll, men de som innehåller både siffror och bokstäver är lättast att läsa för ex v tentamensvakter.
Anonymiseringskoden (19) ska Alltid visas för student så att den kan ta med sin anonymkod till tentamenssalen.
I fältet Ansvarig (A) kan du välja upp till fem kontaktpersoner för aktivitetstillfället, t ex ansvarig lärare och administratör. Dessa kontaktpersoner visas dels i Ladok för studenter och dels vid aktivitetstillfället i Ladok för administratörer.
Om tentamen ska skrivas i Inspera kan du i fältet Länk (B) ange länken till Inspera (https://exam.uu.se/
Links to an external site.).
Det är även möjligt att skriva ytterligare information till studenterna (C). Denna information liksom alla ovan nämnda fält visas för studenterna genom Ladoks studentgränssnitt. Om tentamen ska ges genom Inspera är det bra att här informera studenterna om att de behöver ta med lösenord A till aktivitetstillfället.
Spara utkast.
Klicka på Publicera (21) för att komma vidare till steg 2 som är en överblick över det du lagt in.
Stämmer allt kan du välja att Publicera. Är något fel, välj Avbryt.
Om du har valt att skapa aktivitetstillfälle som ges via Inspera kommer resultat att kunna föras över från Inspera till Ladok på liknande sätt som från Studium till Ladok. Läs mer i guiden för att skapa och hantera digital tentamen i Ladok och Inspera.
2. Skapa aktivitetstillfälle med alternativ
Om samma examination ska ges på flera orter samtidigt, eller om samma examination behöver ske på flera tidpunkter eftersom alla studenter inte ryms samtidigt i t.ex ett labb kan du skapa ett aktivitetstillfälle med alternativ. Du kan då hantera studenter och rapportera resultat på ett aktivitetstillfälle oavsett när och var studenten har deltagit i examinationen
- Börja skapa ett aktivitetstillfälle som vanligt
- När information om tid och plats läggs in: Välj ”Lägg till alternativ”
- En ny ruta för tid och plats läggs till.
- All information som du fyller i den grå rutan för ”Tid och plats” gäller för ett anmälningsalternativ. Tidpunkten kopieras över från det första alternativet, men går att ändra.
- Fältet ”Information” gäller det specifika alternativet. Längre ner på sidan finns fältet ” Övrig information till studenten” där du kan skriva information till studenten som gäller oavsett anmälningsalternativ.
- Fyll i ”Antal platser” och markera ”Max antal platser” om anmälan till alternativet ska stänga när X antal studenter anmält sig.
- Spara och publicera
Det går att lägga till fler alternativ i efterhand. Men det går bara att ta bort alternativ som det inte finns några anmälda studenter på.
Anmälan för studenter på aktivitetstillfälle med alternativ
I Ladok för studenter ser studenten information om aktivitetstillfället och att det ges på olika alternativ.
När studenten anmäler sig behöver de välja ett alternativ. Om en sal har ett max antal platser visas hur många platser som är kvar. Om inga platser är kvar visas alternativet, men är utgråat.
Inom anmälningsperioden kan studenten byta alternativ. Då sker bytet i ett steg – vilket gör att studenten inte riskerar att missa sin plats på examinationen.
Deltagarlista på aktivitetstillfälle med alternativ
Deltagarlistan visar automatiskt studenterna som anmält sig till något av alternativen. Du ser vilket alternativ (tidpunkt, ort och lokal) de anmält sig till. Filtrera listan för att bara se studenter från vissa alternativ. När du lägger till nya studenter kan du välja alternativ att anmäla dem till.
Rapportering på aktivitetstillfälle med alternativ
Vid rapportering och attestering visas inte vilket alternativ studenterna var anmälda till. Det går dock att filtrera listan på alternativ, t.ex. om man har olika högar för tentorna i sal A och sal B.
För aktivitetstillfällen med alternativ skapas separata kodlistor upp i kodlisteapplikationen, dessa har samma prefix.
Även i Inspera skapas separata tentatillfällen, aktivitetstillfällets Ort läggs in i tentatillfällets benämning
3. Ändra aktivitetstillfälle
För att ändra ett befintligt aktivitetstillfälle går du till Studiedokumentation -> Aktivitetstillfällen (23) och söker (24) efter det aktivitetstillfälle du vill ändra, ställa in eller ta bort:
Du kan via listen "Senast ändrad" (25) se när tillfället senast ändrades. Du kan ändra sorteringen så att det passar dig. Du kan också som vanligt välja att ta bort/lägga till tex ansvarig via "Visa kolumner"
I sökresultatet ser du detaljer för aktivitetstillfället. Genom att klicka på aktivitetstillfällets Aktivitetstillfällesnamn (26) kommer du direkt till sidan för att rapportera resultat och hantera studentdeltagande på aktivitetstillfället. För att hantera själva aktivitetstillfället klickar du istället på Välj (27) där du kan välja att Ställa in, Ta bort, Ändra aktivitetstillfället. Du kan här även använda ett tillfälle som mall när du skapar ett nytt tillfälle genom Kopiera till nytt.
Det går inte att ta bort ett aktivitetstillfälle som studenter redan kopplats till. Det gäller även om studenter tidigare varit anmälda eller tillagda som deltagare men sedan tagits bort från aktivitetstillfället. I dessa fall kan du istället välja att ställa in ett aktivitetstillfälle. Då inaktiveras aktivitetstillfället men informationen finns kvar. Ett inställt aktivitetstillfälle visas genom att benämningen är genomstruken i Ladok. Även om anmälningsperioden är öppen enligt inställningarna kommer det inte längre vara möjligt att anmäla studenter men det kan finnas studenter som anmält sig innan aktivitetstillfället ställdes in. Dessa studenter måste meddelas att aktivitetstillfället är inställt. Inställt aktivitetstillfälle visas inte i Ladoks studentgränssnitt oavsett om studenten är anmäld eller ej.
För att skapa ett nytt aktivitetstillfälle med samma uppgifter, t ex för en omtentamen, kan du klicka Välj -> Kopiera till nytt. Alla uppgifter kopieras då till det nya tillfället, men går att ändra genom att följa den steg för steg guide som öppnas.
När du valt Välj -> Ändra för ett aktivitetstillfälle öppnas samma guide som när ett aktivitetstillfälle skapas, med skillnaden att alla befintliga uppgifter är förifyllda. Du kan alltså följa guiden ovan för att skapa nytt aktivitetstillfälle även när du behöver ändra ett aktivitetstillfälle. Observera! Så fort studenter lagts till och anmälts till aktivitetstillfället är de fält som kopplats till den anmälda studenten inte längre möjliga att ändra. Du kommer alltså inte att kunna ta bort kopplingen till ett kurstillfälle med anmälda studenter men det går fint att lägga till nya kurstillfälleskopplingar. Inte heller anonymkoderna kan då ändras. Du får ingen varning när du försöker ändra sådant som inte kan ändras förrän du bekräftar i sista steget. Om du då får ett felmeddelande kan du klicka på Tillbaka-knappen och rätta det som blivit fel eller avbryta och börja om.